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讓公證成為企業身邊的法律人
發布時間:2019-03-06 10:50

讓公證成為企業身邊的法律人 

——一份保全證據證書背后的公證關懷 

  

  近日,三水公證處為申請人佛山某某生物科技有限公司辦理了一起特殊的保全證據公證。由于申請人向南通某某生物技術有限公司購買的飼料原料存在摻雜問題,為維護申請人權益,特申請公證人員對其倉庫中的飼料原料進行現場隨機抽樣、現場封樣并將樣品郵寄給檢測機構的行為過程予以保全。 

保全項目特殊  盡責掌控詮釋風險點 

  承辦公證員潘艷萍在接到企業的公證申請時了解到,申請人第一次遇到該類產品質量糾紛,委托代理人是一名采購專員,對專門的法律問題并不熟悉,對保全證據公證的辦證要求更是一知半解,所提交的申請資料只有企業主體資料和一份購銷合同,再無其他。申請人主觀認為,保全證據不就是公證人員到場客觀記錄申請人抽樣并郵寄樣品的行為過程嗎?然而,撇開公證申請材料不齊全的問題,本案還涉及飼料產品抽樣的專業技術事項,待抽樣貨物是液態還是固態,是開封還是密封,誰來抽、怎么抽,抽樣基數和抽樣數量分別是多少,抽完樣品后是快遞員上門攬件還是申請人過去寄件,這些問題都必須確切、清楚。承辦公證員經仔細詢問代理人,并通過電話多次與申請人母公司的法務人員進行溝通聯系后,逐步掌握本案關鍵信息,不僅耐心指導企業補充制作保全證據公證申請等辦證必的文書、完善樣品抽取及郵寄方案,而且對保全證據全過程涉及的風險點進行了充分、細致、盡責的詮釋,還就購銷合同存在的風險漏洞進行了釋明及提出相應的防范措施,以便企業更好地應對接下來的維權訴訟及預防同類糾紛再次發生。 

爭議一方不到場 抽樣中立性成焦點 

  承辦公證員在審查合同時發現,合同約定如果買方對收到的貨物質量標準有異議的由雙方共同復檢,并告知申請人通知對方派員到場共同抽樣和復檢,否則根據公證程序規則,保全證據涉及到專門技術事項的,應當委托專業機構辦理。但申請人表示,對方推諉不同意派員到場,由申請人品控部工作人員自行抽樣即可。然而,抽樣的目的在于從被抽取樣品單位的分析、研究結果來估計和推斷全部樣品特性,其基本要求是通過規范抽樣程序、抽樣方法、抽樣數量,保證所抽取的樣品單位對全部樣品具有充分的代表性。本案在爭議一方不派人到場的情況下,申請人單方抽樣難以保證抽樣過程的科學性、代表性、中立性和客觀性,所保全的證據很有可能不被人民法院所采納。經過承辦公證員的耐心解釋,申請人最終同意由具有抽樣資質的第三方機構進行抽樣。 

  但由于本案檢測項目特殊,所委托的檢測機構是一家外地的檢測機構,為降低辦事成本,企業希望公證處協助聯系第三方抽樣機構。承辦公證員秉承為企業排憂解難的服務理念,同意予以協助。隨后,承辦公證員通過撥打114、上網查找和咨詢政府相關職能部門,前后共撥打了十幾通電話,聯系了近10家抽樣機構,并把相關機構名稱、聯系方式、聯系過程及聯系情況提供企業決策參考。最后,企業通過自身了解和比價,最終選擇委托在飼料產品質量安全抽查方面比較有經驗的廣州某某檢測技術中心具有抽樣資質的專業人員上門抽樣。 

多方人員參與  加強溝通和踩點 

  因抽樣過程涉及受檢企業、抽樣機構和公證機構等多方主體人員,對抽樣事項的規范性要求較高。為加強各方的溝通了解,承辦公證員決定建立案件辦理微信工作群,便于大家針對企業提出的保全證據方案的每一個細節進行商討、完善并共同執行。同時,公證人員還提前到有關快遞公司踩點,了解封存物品郵寄的注意事項,盡可能避免保全證據當天發生意外風險。 

嚴謹規范保全  企業需求為落腳點 

  222日上午,三水公證處承辦公證員潘艷萍、公證員潘蕭蕭、公證員助理麥奮豪及抽樣人員來到了申請人佛山市三水工業區大塘園的倉庫進行保全證據。在公證人員的監督下,抽樣人員對倉庫內的密封包裝物進行了隨機抽樣,并通過使用專門的采樣器具及穿過包裝物對角線的方式進行采樣,采樣時盡可能從上、中、下及左、中、右等不同角度去滿足采樣的科學性和代表性。為了使封存樣品上清晰顯示受檢企業、抽樣單位、公證機構及相關人員等信息,承辦公證員參照飼料產品監督抽檢封樣單格式,設計了抽樣專用的公證封條,從而使得最終檢測報告上所附圖片能夠清晰反映樣品的來源渠道。 

長期以來,三水公證處堅持用心服務,致力提升服務溫度,積極走出去,走到群眾身邊,走到企業身邊,爭當企業群眾身邊的法律人,充分發揮公證服務、溝通、證明、監督的功能,為矛盾糾紛的預防和化解提供基礎性的司法資源和有溫度的公證關懷。 

 

圖1為公證員潘蕭蕭(左)在叉車上努力拍攝待抽樣貨物現狀

 

圖2為抽樣人員對待抽樣貨物進行編號

 

圖3為抽樣人員對隨機抽取的密封包裝物進行采樣

 

圖4為承辦公證員潘艷萍現場封存樣品

 
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